高校檔案管理系統,是大學檔案信息化建設的重要支撐。會博通高校檔案管理系統,覆蓋檔案門類齊全,不僅能夠實現黨群、行政、教學、財會、科研、基建、設備、出版、外事、聲像、實物等各類檔案的收管存用,還支持圖片庫、視頻庫、教案、導學案、教學日志等學校數字資源管理,可以為廣大師生、校友提供優質的檔案服務。
一、高校檔案管理系統功能介紹
1、檔案收集:可以自動收集、整理和分類各種檔案資料,如教學檔案、學生檔案、科研檔案等,確保檔案信息的完整性和準確性。
2、檔案分類:按照高校檔案管理規定和標準,將收集的檔案信息進行分類、編目和整理,建立規范的檔案目錄和索引,方便后續檢索和利用。
3、檔案存儲:支持將紙質檔案轉化為數字檔案,將分類好的檔案信息存儲到數據庫中,實現檔案信息的數字化存儲和管理,提高檔案保存的可靠性和安全性。
4、檔案管理:支持對檔案信息進行編輯、修改、更新等,方便管理員對檔案進行日常維護。
5、檔案檢索:提供多種檢索方式,如關鍵字檢索、模糊檢索、高級檢索、搜索類等,方便師生校友快速查找到所需的檔案信息。
6、檔案借閱:提供檔案借閱管理功能,包括借閱申請、審批、歸還等流程,實現檔案信息的高效利用和共享。
7、檔案到期提醒:提供高校檔案到期提醒功能,確保檔案及時歸檔或銷毀。
8、多終端支持:支持多終端訪問,高校用戶可通過電腦端、網頁端、手機APP或微信小程序隨時登錄系統,方便用戶隨時隨地管理和利用檔案。
9、檔案數據統計:提供各類檔案信息的統計功能,如檔案數量、借閱次數、利用情況等,方便高校管理者對檔案信息進行分析和管理。
10、系統集成:支持與高校其他業務系統的集成,實現數據互通共享,提高檔案管理系統的效能和功能整合性。
11、系統管理:對系統用戶進行權限管理、密碼管理、日志管理、數據備份與恢復等。
二、會博通高校檔案管理系統特色
1、全面、集中管理學校各類型檔案。
2、規范儲存教案、課件、視頻等教學資源。
3、提供“對內+對外”雙平臺模式,方便師生校友等各方查用檔案。
4、打通了教、學、管、用各場景。
5、掃描機器人支持:通過會博通掃描機器人,可實現高速掃描、智能處理、自動歸集,即使是大批量紙質檔案也能快速數字化上傳。
三、高校檔案管理系統的應用價值
1、提高工作效率:能夠實現檔案的快速錄入、檢索和查詢,節省了大量人工整理檔案的時間,使師生校友能夠迅速獲取所需檔案,提高工作和學習效率。
2、促進規范化管理:為高校檔案管理制定統一的標準和流程,提高管理的規范化水平。
3、提升服務質量:為師生校友提供便捷、高效、個性化的檔案服務,滿足不同用戶的需求,增強用戶滿意度。
4、促進學校發展:基于檔案數據的分析和決策,有助于學校制定科學合理的發展戰略。同時,豐富的檔案資源為學校的歷史研究、文化傳承提供有力支持。
四、會博通高校檔案管理系統的應用案例
目前,會博通所服務的高??蛻舯椴既珖鞯?,如哈爾濱師范大學、蘭州大學、廣東工業大學、東北電力大學、合肥建設大學、廣東省交通運輸學校、廣東社會大學……
以哈爾濱師范大學為例,來簡單介紹一下應用效果。哈師大檔案信息化建設項目涵蓋內外部兩個平臺。“對內+對外”雙平臺上線后,利用會博通檔案管理系統實現學校教職工、學生、社會各界人士均可通過平臺接口,共同參與學校管檔、用檔事物。
哈師大的內部需求以學校綜合檔案管理系統承接。教職工可通過該平臺隨時訪問學校內部教案、課件、電子圖書、科研成果、知識產權論文等于教育教學相關的檔案資料。哈師大校內26個學院(部)、82個本科專業、1700余名專任教師均可訪問該平臺,校務運轉便利度得以直線提升。
哈師大的外部需求以檔案信息網承接。檔案信息網以供網站調用的公開檔案庫為基礎,社會各界人士可直接通過網站,進行檔案搜索、檔案管理、檔案捐贈等服務。此外在檔案信息網還可以進行校園資訊等內容的輸出與管理,成為學校向外展示的窗口。